Politique de confidentialité

POLITIQUE DE LA CLINIQUE PRIVAMED (2025) INC À L’ÉGARD DE LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

La protection de vos renseignements personnels est une priorité pour nous. Conformément à la Loi 25 (Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels au Québec), nous nous engageons à assurer la transparence, la sécurité et le respect de votre vie privée dans la gestion des données que nous recueillons.

Nous recueillons et traitons des renseignements personnels à des fins précises et légitimes, notamment pour offrir des services aux patients, répondre à vos demandes, gérer les rendez-vous et les communications, assurer la sécurité du portail et améliorer nos services.

La présente politique de protection des renseignements personnels (ci-après la « Politique ») énonce comment CLINIQUE PRIVAMED (2025) INC recueille, utilise, communique, conserve et détruit vos renseignements personnels. Pour faciliter la lecture, nous utiliserons les expressions « nous » ou « la clinique » de temps à autre dans la Politique.

Nous pouvons vous fournir de l’information complémentaire relativement au traitement de vos renseignements personnels, dans certains cas, au moment de recueillir vos renseignements personnels. Nous pouvons également obtenir votre consentement spécifique dans certains cas relativement à la collecte, l’utilisation, la communication et la conservation de vos renseignements personnels.

La Politique s’applique aux renseignements personnels que nous recueillons, peu importe la manière, que ce soit, par exemple en personne, par téléphone ou via notre site Web.

En acceptant cette Politique ou en nous fournissant des renseignements personnels après avoir eu l’opportunité de consulter la Politique ou tout autre avis complémentaire, vous acceptez que vos renseignements personnels soient traités conformément à la Politique et l’avis complémentaire.

À PROPOS DE NOUS

Voici nos informations d’identification complètes :

CLINIQUE PRIVAMED (2025) INC

5955 boulevard Marie-Victorin, Brossard, Québec, J4W 2M2

Vous disposez en tout temps de droits d’accès, de rectification et de retrait de vos renseignements personnels. Pour exercer ces droits ou pour toute question liée à notre politique de confidentialité, vous pouvez contacter notre responsable de la protection des renseignements personnels à l’adresse suivante :

me.langlais@privamed.com

Ou par la poste à l’adresse mentionnée plus haut.

Au sein de CLINIQUE PRIVAMED (2025) INC, nous avons attribué les rôles et responsabilités comme suit :

À titre d’exploitant de la clinique, la Directrice Générale Mme Marie-Ève Langlais veille à ce que les règles propres à la protection des renseignements personnels soient instaurées dans la clinique et qu’elles soient comprises par l’ensemble du personnel.

Nous sensibilisons les membres de notre personnel et nos professionnels à bien comprendre l’importance de protéger les renseignements personnels, notamment grâce aux informations que donnent le Collège des médecins du Québec, la Commission d’accès à l’information du Québec et certaines associations médicales.

Définitions importantes

Dans la Politique, on entend par :

« Incident de confidentialité »

L’accès non autorisé par la loi à un renseignement personnel;
L’utilisation non autorisée par la loi d’un renseignement personnel;
La communication non autorisée par la loi d’un renseignement personnel; où
La perte d’un renseignement personnel ou tout autre atteinte à la protection d’un tel renseignement.

« Renseignement personnel » ou « Renseignements personnels » tout renseignement qui concerne une personne physique et permet, directement ou indirectement, de l’identifier.

Comment allons-nous traiter vos Renseignements personnels

Collecte de Renseignements personnels

Dans le cadre de ses activités, la CLINIQUE PRIVAMED (2025) INC collecte divers Renseignements personnels. Le consentement à la collecte de ces données est obtenu avant la collecte de manière générale. Ledit consentement est fait de manière implicite ou explicite.

La collecte des Renseignements personnels se fait habituellement directement auprès de la personne qui sollicite le service. Dans certaines situations exceptionnelles, les Renseignements personnels peuvent être reçus par un tiers autorisé.

Les Renseignements personnels que nous collections sont notamment :

Nom et coordonnées;
Adresse du domicile;
Adresse électronique;
Prénom et nom des parents;
Données démographiques (Genre, date de naissance);
Renseignement sur la facturation;
Numéro d’assurances maladie;
Dossier et notes médicales;
Résultats d’examen médicaux.

Au moment de la collecte des Renseignements personnels, le personnel de la CLINIQUE PRIVAMED (2025) INC mentionne l’information suivante aux personnes concernées :

Les fins pour lesquels le Renseignement personnel est recueilli;
Les moyens par lesquels le Renseignement personnel est recueilli;
Les personnes ayant accès au Renseignement personnel;
Le droit de retirer son consentement à l’utilisation et/ou à la communication du Renseignement personnel.

Il est loisible à tous de ne pas consentir à la collecte, l’utilisation et/ou la communication de Renseignements personnels. Vous pouvez en tout temps retirer votre consentement à la collecte, l’utilisation et/ou la communication de Renseignements personnels en communiquant avec le responsable de supervision de la protection des données à l’adresse mentionnée ci-dessus.

Utilisation de Renseignements personnels

La Clinique peut utiliser les Renseignements personnels aux fins suivantes :

Pour fournir et maintenir notre service médical, y compris pour effectuer des suivis.
Pour communiquer avec vous par courriel, par téléphone, par SMS ou par d’autres moyens équivalents de communication électronique.
Pour vous fournir des nouvelles, des offres spéciales et des renseignements généraux sur d’autres biens, services et événements que nous proposons, à moins que vous n’ayez choisi de ne pas recevoir ces renseignements.

Accès aux Renseignements personnels

Les Renseignements personnels sont conservés selon des méthodes sécuritaires sur le logiciel approprié en fonction du Renseignement personnel. Les différents logiciels utilisés et leur utilisation sont décrits à la section ci-dessous.

Les accès aux Renseignements personnels des différents logiciels sont restreints aux utilisateurs ayant la nécessité d’y accéder dans l’exercice de leur fonction. Chaque accès est protégé par un mot de passe unique. Tous les accès sont révoqués en temps opportun lorsque la personne n’est plus un employé(e) ou travailleur autonome de la CLINIQUE PRIVAMED (2025) INC La gestion des accès aux différents logiciels est administrée par l’équipe de technologie de l’information.

Nous pouvons partager vos renseignements personnels dans les situations suivantes :

Avec des fournisseurs de services : Nous pouvons partager vos renseignements personnels avec des Fournisseurs de services afin de fournir les services que vous désirez obtenir. Les différents fournisseurs et les mesures de sécurité de chacun d’entre eux sont indiqués à la section 6 ci-dessous.
Avec des sociétés affiliées : Nous pouvons partager vos Renseignements personnels avec nos sociétés affiliées, auquel cas nous exigerons que ces sociétés affiliées respectent la présente Politique de confidentialité. Les sociétés affiliées comprennent notre société mère et toutes les autres filiales, ou les autres sociétés que nous contrôlons ou qui sont sous contrôle commun.
Aux tribunaux, aux autorités et autres organismes : Dans certaines situations, nous devons partager des renseignements personnels à votre sujet aux tribunaux, aux autorités chargées d’appliquer la loi et à d’autres organismes. Ce partage peut être obligatoire pour répondre aux demandes, mandats et ordonnances ou encore, pour nous conformer à nos obligations en matière d’assurances.

Les Renseignements personnels en lien avec le dossier médical sont conservés aussi longtemps qu’ils sont nécessaires, selon les règles en vigueur organismes provinciaux de réglementation médicale.

Tous les autres Renseignements personnels sont conservés aussi longtemps qu’ils sont nécessaires en lien avec les lois en vigueur.

QUELS PRODUITS TECHNOLOGIQUES UTILISONS-NOUS

Nom du logiciel	Nom du fournisseur	Utilité
Myle	Medfar Solutions	Myle est un Dossier Médical Électronique (« DME ») qui est utilisé dans le cadre des activités de la Clinique pour les fins de la conservation sécurisée encryptée des Renseignements personnels des patients. Le DME lui-même est hébergé au Québec afin de protéger l’actif informationnel. Pour en connaître davantage sur la gestion des Renseignements personnels par Myle veuillez consulter le : https://www.medfarsolutions.com/fr/politique-de-confidentialite/
Converge	Elavon	Converge est une solution de paiement omnicommerce sécurisée qui permet à la clinique d’accepter des paiements à la clinique, en ligne, par téléphone mobile ou par commande postale / commande téléphonique. Converge utilise un Chiffrement et segmentation en unités des données de paiement pour assurer leur sécurité. Converge est hébergé au Canada afin de protéger l’actif informationnel. Pour en connaître davantage sur la gestion des Renseignements personnels par Converge, veuillez consulter le : https://www.elavon.ca/fr-ca/solutions/payment-gateway/converge
Google Analytics Products	Alphabet (Google)	Vous pouvez en apprendre davantage sur Google Analytics Products et sur la façon dont cette entité traite les données dans sa politique de confidentialité et ses conditions d’utilisation.
Google Advertising products	Alphabet (Google)	Google Advertising Products fait partie du IAB Transparency and Consent Framework et est assujetti à des politiques. Vous pouvez en apprendre davantage sur ce partenaire et sur sa gestion de l’intérêt légitime en lisant sa Politique de confidentialité.
ComUnik	ComUnik	Téléphonie d’affaires IP ,Messagerie texte et télécopie électronique Logiciel de gestion des appels, Outils d’intelligence artificielle https://comunik.ca/politique-de-confidentialite/
GTO	GTO	Vous pouvez en apprendre davantage sur GTO Produits et services et sur la façon dont cette entité traite les données dans sa politique de confidentialité. https://gtoinfo.ca/politique-de-confidentialite

MESURES DE SÉCURITÉ ET RISQUES INHÉRENTS

Nous suivons les standards de sécurité dans notre secteur d’activités pour protéger les renseignements que nous recueillons et que nous recevons. Plus particulièrement, nous avons en place des mesures de protection physiques, techniques, informatiques et administratives appropriées afin de protéger vos renseignements personnels contre un incident de confidentialité. Malgré ces mesures, compte tenu des risques inhérents à l’utilisation de systèmes informatiques, nous ne pouvons toutefois pas assurer ou garantir la sécurité et la confidentialité des renseignements que vous nous transmettez ou nous fournissez, et vous le faites à vos propres risques. Si vous avez des raisons de croire que des renseignements personnels ont été compromis, veuillez communiquer avec nous aux coordonnées indiquées à l’article 1 de la Politique.

COMMENT ET SOUS QUELLES CONDITIONS ALLONS-NOUS COMMUNIQUER VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS À DES FINS DE SÉCURITÉ PUBLIQUE OU DE POURSUITE DES INFRACTIONS

En cas de risque sérieux de mort ou de blessures graves

Nous pourrons communiquer un renseignement personnel que nous détenons en vue de protéger une personne ou un groupe de personnes lorsqu’il existe un motif raisonnable de croire qu’un risque sérieux de mort ou de blessures graves, lié notamment à une disparition ou à un acte de violence, dont une tentative de suicide, menace cette personne ou ce groupe et que la nature de la menace inspire un sentiment d’urgence.

Les renseignements peuvent alors être communiqués à la ou aux personnes exposées à ce risque, à leur représentant ou à toute personne susceptible de leur porter secours. Seuls les renseignements nécessaires aux fins poursuivies par la communication seront communiqués.

Forces de l’ordre

Nous pourrons également communiquer un renseignement au Directeur des poursuites criminelles et pénales ou à une personne ou à un groupement chargé de prévenir, de détecter ou de réprimer le crime ou les infractions aux lois lorsque le renseignement est nécessaire aux fins d’une poursuite pour une infraction à une loi applicable au Québec.

Finalement, nous pourrons communiquer un renseignement à un corps de police lorsqu’il est nécessaire à la planification ou à l’exécution d’une intervention adaptée aux caractéristiques d’une personne ou de la situation, dans l’un ou l’autre des cas suivants:

1° le corps de police intervient, à notre demande, pour nous apporter de l’aide ou du soutien dans le cadre des services que nous fournissons à une personne;

2° nous agissions en concertation ou en partenariat avec le corps de police dans le cadre de pratiques mixtes d’interventions psychosociales et policières.

VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS SONT-ILS TRANSFÉRÉS À L’EXTÉRIEUR DU QUÉBEC?

Nous pouvons transférer vos renseignements personnels à des prestataires de services auxquels nous faisons appel dans le cadre de nos opérations. Il se pourrait donc que vos renseignements personnels soient transférés à l’extérieur du Québec, par exemple dans l’infonuagique pour assurer la redondance des données, c’est-à-dire pour assurer leur intégrité.

QUELS SONT VOS DROITS À L’ÉGARD DE VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS?

La loi vous confère différents droits à l’égard de vos renseignements personnels. Vous disposez notamment des droits suivants :

● Accès : le droit de demander si nous détenons des renseignements personnels sur vous et, le cas échéant, de demander d’avoir accès à ces renseignements personnels.

● Rectification : le droit de demander de faire rectifier tout renseignement personnel incomplet ou inexact que nous détenons.

● Retrait du consentement : le droit de retirer votre consentement à la communication ou à l’utilisation des renseignements personnels détenus. Le cas échéant, nous ne pourrons plus vous rendre de services de santé, ni vous garder à notre emploi si vous êtes un de nos employés.

● Restriction ou refus d’accès : le droit de demander qu’un intervenant particulier ou qui appartient à une catégorie d’intervenants indiquée ne puisse avoir accès à un ou à plusieurs renseignements que vous aurez identifiés.

● Plainte : le droit de formuler une plainte adressée à notre responsable de la protection des renseignements personnels tel qu’identifié à l’article 1 en lien avec cette Politique ou de déposer une plainte auprès de la Commission de l’accès à l’information du Québec si vous croyez qu’une infraction aux lois sur la protection des renseignements personnels a été commise. Pour porter plainte auprès de la Commission d’accès à l’information (Québec), veuillez utiliser le formulaire approprié disponible à l’adresse suivante : Pour les citoyens | Commission d’accès à l’information du Québec (gouv.qc.ca)

● Portabilité : Vous avez le droit de demander que vos renseignements personnels vous soient communiqués ou qu’ils soient transférés à une autre organisation dans un format technologique structuré et couramment utilisé.

Pour exercer l’un ou l’autre de ces droits, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels la manière indiquée à l’article 1 de la présente Politique.

SITES DE TIER

Cette Politique ne s’applique pas aux sites web, aux pages ou aux applications de tiers auxquels il est possible d’accéder via nos services et nous ne sommes pas responsables à l’égard de tels services tiers.

Si vous suivez de tels liens, ces sites ou services tiers auront probablement leurs propres politiques sur la protection des renseignements personnels que vous devrez examiner avant de soumettre vos renseignements personnels.

DESTRUCTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Les renseignements personnels sont détruits selon les règles prévues par la réglementation édictée par le Collège des médecins du Québec, par les lois applicables au Québec quant à la gestion des ressources humaines et par les lois applicables au Québec pour la protection des renseignements personnels.

COMMENT METTONS-NOUS À JOUR LA PRÉSENTE POLITIQUE SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS?

Nous pourrons, de temps à autre, modifier la Politique afin de refléter les changements dans nos processus d’affaires ou dans la loi.